Manajemen
proyek merupakan sebuah keharusan, bukan lagi hanya sebuah pilihan semata.
Pekerjaan-pekerjaan akan lebih efisien dan efektif jika dikelola dalam kerangka
proyek dan bukan diperlakukan sebagai pekerjaan biasa.
Mengapa
pekerjaan-pekerjaan seperti menanam padi, pembayaran gaji bulanan para
karyawan, menjahit, pelaksanaan kuliah tidak disebut sebagai kerangka proyek?
Apa yang dimaksud proyek itu sendiri?
Proyek
dapat didefinisikan sebagai sebuah rangkaian aktifitas unik yang saling terikat
untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu yang
tertentu juga.
A. SIKLUS HIDUP PROYEK
Sebelumnya
sudah dibahas mengenai apa itu proyek, perbedaan antara pekerjaan proyek dan pekerjaan
yang lain. Proyek, sama seperti dengan halnya sebuah produk, yang akan
mengikuti sebuah tahapan tertentu dalam perkembangannya.
Dalam
hal perkembangan produk, semua orang setuju akan tahap-tahap yang akan dilalui,
biasanya perkembangan produk diawali dengan riset dan pengembangan (R&D),
dilanjutkan dengan pembuatan design, pengenalan pasar, pertumbuhan, penurunan ,
sampai produk mencapai tahap mati dan tidak lagi diproduksi.
Secara
ringkas ada beberapa siklus hidup produk yaitu :
1.
Riset dan pengembangan
2.
Pengenalan ke pasar
3.
Tumbuh
4.
Matang
5.
Penurunan
6.
Mati
Tahapan
terakhir adalah ketika produk tidak lagi dibeli oleh konsumen. Siklus hidup
produk akan berakhir, tidak lagi diproduksi dan akan dimulai lagi siklus hidup
dengan kegiatan R&D.
Secara
umum tahap konsepsi bisa dibagi menjadi dua bagian yaitu : Inisiasi Proyek dan
Kelayakan.
1.
Inisiasi Proyek
Proyek
dimulai dengan ditemukan sebuah masalah, dan kesempatan atau kebutuhan dari
user/pemakai. Ketika user menemukan sebuah ide, ide itu bisa berasal dari
bagaian pemasaran, engineering, manufaktur,
ataupun R&D.
Inisiasi
adalah titik dimana suatu ide proyek muncul. Banyak user tau akan masalah yang
ada, akan tetapi sulit untuk mengemukakannya, perlu adanya pengklarifikasi
terhadap suatu masalah tersebut dan kemudian mempertimbangkan solusinya.
2.
Kelayakan Proyek
Kelayakan
adalah proses dimana melakukan invertigasi terhadap suatu masalah dan
mengembangkan solusi secara lebih detail. Ada beberapa perspektif yang mungkin
dalam tahap kelayakan tersebut, kapan dilakukan, pihak mana yang akan terlibat.
Jika user memang ingin melaksanakan lebih jauh idenya maka perlu dicari solusi
dari beberapa kontraktor/konsultan/ developer.
3.
Tahap Eksekusi
Pada
tahap eksekusi campur tangan user sangat kecil, porsi pengambilan keputusan
lebih banyak ditangan pelaksanaan proyek. Dalam tahap ini adalah pekerjaan
seperti : design, pengembangan, pengadaan, konstruksi/produksi. Secara umum
proyek yang mempunyai hasil akhir berupa produk fisik akan mempunyai kegiatan
eksekusi dan operasi.
Tahap-tahap
dalam eksekusi yaitu :
1.
Design
2.
Pengadaan
3.
Produksi
4.
Implementasi
B.
Organisasi Poyek
Struktur organisasi adalah pengkhususan-pengkhususan
atau spesialis orang pada bidang tertentu, organisasi mampu menangani
pekerjaan-pekerjaan yang ada maka struktur lama tidak perlu berubah lagi.
1. Berdasarkan produk
Perusahaan general mempunyai pembagian organisasi
produknya, sehingga bentu beberapa variasi seperti general motor, general food
dan general electric
2. Berdasarkan lokasi
Perusahaan BUMN membagi suatu oraganisasi berdasarkan
wilayahnya masing-masing seperti Telkom devisi regional jawa timur atau nokia
untuk wilayah asia dan lainnya.
3. Berdasarkan proses
Perusahaan mungkin membagi setiap organisainya, akan
tetapi setiap proses pembuatan proses produknya akan berbeda. Contohnya dibagi
menjadi departemen pengecoran, pengelasan dan finishing.
Perusahaan besar sering menggunakan metode campuran
untuk berbagi tingkatan organisasi yang cukup berbeda. Pada tingkatan puncak
didasarkan sebuah lokasi, dan tiap cabangnya dan seterusnya. Ketika suatu proyek
akan dimulai maka akan ada dua persoalan yang akan muncul. Yang pertama,
keputusan harus dibuat tentang bagaimana organisasi proyek melekat pada
organisasi indunya, dan yang kedua, berhubungan dengan bagaimana proyek harus
diorganisasikan
Dalam organisasi proyek akan membahas bagaimana
mengorganisasikan suatu proyek. Pertama kita liat apakan ada tiga bentuk umum
organisasi untuk mengelola proyek dan bagaimana organisasi ini melekat pada
organisasi induk.
Proyek sebagai
bagian dari organisasi fungsional
Sebagai salah satu bentuk alternative untuk memberikan
tempat bagi proyek, kita bias memasukkan proyek sebagai bagian dari devisi
fungsional dari suatu perusahaan. Dan organisasai membagi departemennya
berdasarkan fungsi-fungsinya yang dilakukan bagian yang ada.
Ada beberapa keuntungan dan kekurangan dalam melakukan
sebuah organisasi proyek tersebut. Yaitu :
1. Adanya suatu fleksibelitas yang tinggi dalam
penggunaan staf/karyawan
2. Orang-orang dengan keahlian tertentu bias ditugaskan
dibanyak proyek yang berbeda
3. Orang-orang dengan keahlian berbeda dapat
dikelompokkan dalam satu grup
4. Devisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis
bagi kelangsungan teknologi
Sedangkan yang ini adalah sebuah kekurangan dalam
organisasi proyek
1. Klien tidak menjadi perhatian utama
2. Devisi fungsional cenderung berorientasi pada
aktivasi-aktivasi
3. Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung
lemah
C.
Tim proyek
Tim proyek adalah anggota personil yang tergabung
dalam sebuah organisasi pengelola proyek. Ada personil fungsional dari
organisasai induk, ada juga personil yang menjadi inti dari sebuah tim. Dan tim
inti hanya bertanggung jawab kemanajer proyek, sedangkan personil fungsional
melapor kepada kedua atasannya. Tim inti itu sendiri disebut sebagai project office. Project office adalah
menunjukkan dua pengertian yaitu : tempat fisik dimana tim proyek berkumpul dan
seluruh staf pendukung manajer proyek.
Manajer proyek
Dalam manajer proyek sangat penting dan menjadi sebuah
sentral khusus, dimana tanpa adanya MP maka tidak akan ada manajemen proyek.
Manajer proyek berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Ada beberapa penjelasan tanggung jawab sebuah manajer
proyek, yaitu :
1. Merancang kegiatan-kegiatan dalam proyek
2. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang
dalam tim proyek
3. Memonitor status proyek
4. Mengindentifikasi masalah teknis
5. Menyelesaikan konflik yang ada
Karakteristik setiap personal
1. Mempunyai fleksibelitas dan kemampuan beradaptasi
2. Punya disiplin
3. Seorang generalis
4. Percaya diri
Keterampilan bisnis
1. Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis
2. Pemahaman mengenai manajemen secara umum
3. Punya kemauan kuat dan aktif
