Konsep Implementasi

Manajemen proyek merupakan sebuah keharusan, bukan lagi hanya sebuah pilihan semata. Pekerjaan-pekerjaan akan lebih efisien dan efektif jika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukan sebagai pekerjaan biasa.

Mengapa pekerjaan-pekerjaan seperti menanam padi, pembayaran gaji bulanan para karyawan, menjahit, pelaksanaan kuliah tidak disebut sebagai kerangka proyek? Apa yang dimaksud proyek itu sendiri?

Proyek dapat didefinisikan sebagai sebuah rangkaian aktifitas unik yang saling terikat untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu yang tertentu juga.

A.   SIKLUS HIDUP PROYEK

Sebelumnya sudah dibahas mengenai apa itu proyek, perbedaan antara pekerjaan proyek dan pekerjaan yang lain. Proyek, sama seperti dengan halnya sebuah produk, yang akan mengikuti sebuah tahapan tertentu dalam perkembangannya.

Dalam hal perkembangan produk, semua orang setuju akan tahap-tahap yang akan dilalui, biasanya perkembangan produk diawali dengan riset dan pengembangan (R&D), dilanjutkan dengan pembuatan design, pengenalan pasar, pertumbuhan, penurunan , sampai produk mencapai tahap mati dan tidak lagi diproduksi.

Secara ringkas ada beberapa siklus hidup produk yaitu :

1.     Riset dan pengembangan

2.     Pengenalan ke pasar

3.     Tumbuh

4.     Matang

5.     Penurunan

6.     Mati

Tahapan terakhir adalah ketika produk tidak lagi dibeli oleh konsumen. Siklus hidup produk akan berakhir, tidak lagi diproduksi dan akan dimulai lagi siklus hidup dengan kegiatan R&D.

Secara umum tahap konsepsi bisa dibagi menjadi dua bagian yaitu : Inisiasi Proyek dan Kelayakan.

1.     Inisiasi Proyek

Proyek dimulai dengan ditemukan sebuah masalah, dan kesempatan atau kebutuhan dari user/pemakai. Ketika user menemukan sebuah ide, ide itu bisa berasal dari bagaian pemasaran, engineering, manufaktur, ataupun R&D.

Inisiasi adalah titik dimana suatu ide proyek muncul. Banyak user tau akan masalah yang ada, akan tetapi sulit untuk mengemukakannya, perlu adanya pengklarifikasi terhadap suatu masalah tersebut dan kemudian mempertimbangkan solusinya.

2.     Kelayakan Proyek

Kelayakan adalah proses dimana melakukan invertigasi terhadap suatu masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail. Ada beberapa perspektif yang mungkin dalam tahap kelayakan tersebut, kapan dilakukan, pihak mana yang akan terlibat. Jika user memang ingin melaksanakan lebih jauh idenya maka perlu dicari solusi dari beberapa kontraktor/konsultan/ developer.

3.     Tahap Eksekusi

Pada tahap eksekusi campur tangan user sangat kecil, porsi pengambilan keputusan lebih banyak ditangan pelaksanaan proyek. Dalam tahap ini adalah pekerjaan seperti : design, pengembangan, pengadaan, konstruksi/produksi. Secara umum proyek yang mempunyai hasil akhir berupa produk fisik akan mempunyai kegiatan eksekusi dan operasi.

Tahap-tahap dalam eksekusi yaitu :

1.     Design

2.     Pengadaan

3.     Produksi

4.     Implementasi

B.    Organisasi Poyek

Struktur organisasi adalah pengkhususan-pengkhususan atau spesialis orang pada bidang tertentu, organisasi mampu menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada maka struktur lama tidak perlu berubah lagi.

1.     Berdasarkan produk

Perusahaan general mempunyai pembagian organisasi produknya, sehingga bentu beberapa variasi seperti general motor, general food dan general electric

2.     Berdasarkan lokasi

Perusahaan BUMN membagi suatu oraganisasi berdasarkan wilayahnya masing-masing seperti Telkom devisi regional jawa timur atau nokia untuk wilayah asia dan lainnya.

3.     Berdasarkan proses

Perusahaan mungkin membagi setiap organisainya, akan tetapi setiap proses pembuatan proses produknya akan berbeda. Contohnya dibagi menjadi departemen pengecoran, pengelasan dan finishing.

Perusahaan besar sering menggunakan metode campuran untuk berbagi tingkatan organisasi yang cukup berbeda. Pada tingkatan puncak didasarkan sebuah lokasi, dan tiap cabangnya dan seterusnya. Ketika suatu proyek akan dimulai maka akan ada dua persoalan yang akan muncul. Yang pertama, keputusan harus dibuat tentang bagaimana organisasi proyek melekat pada organisasi indunya, dan yang kedua, berhubungan dengan bagaimana proyek harus diorganisasikan

Dalam organisasi proyek akan membahas bagaimana mengorganisasikan suatu proyek. Pertama kita liat apakan ada tiga bentuk umum organisasi untuk mengelola proyek dan bagaimana organisasi ini melekat pada organisasi induk.

Proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional

Sebagai salah satu bentuk alternative untuk memberikan tempat bagi proyek, kita bias memasukkan proyek sebagai bagian dari devisi fungsional dari suatu perusahaan. Dan organisasai membagi departemennya berdasarkan fungsi-fungsinya yang dilakukan bagian yang ada.

Ada beberapa keuntungan dan kekurangan dalam melakukan sebuah organisasi proyek tersebut. Yaitu :

1.     Adanya suatu fleksibelitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan

2.     Orang-orang dengan keahlian tertentu bias ditugaskan dibanyak proyek yang berbeda

3.     Orang-orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan dalam satu grup

4.     Devisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi

Sedangkan yang ini adalah sebuah kekurangan dalam organisasi proyek

1.     Klien tidak menjadi perhatian utama

2.     Devisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivasi-aktivasi

3.     Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah

C.    Tim proyek

Tim proyek adalah anggota personil yang tergabung dalam sebuah organisasi pengelola proyek. Ada personil fungsional dari organisasai induk, ada juga personil yang menjadi inti dari sebuah tim. Dan tim inti hanya bertanggung jawab kemanajer proyek, sedangkan personil fungsional melapor kepada kedua atasannya. Tim inti itu sendiri disebut sebagai project office. Project office adalah menunjukkan dua pengertian yaitu : tempat fisik dimana tim proyek berkumpul dan seluruh staf pendukung manajer proyek.

Manajer proyek

Dalam manajer proyek sangat penting dan menjadi sebuah sentral khusus, dimana tanpa adanya MP maka tidak akan ada manajemen proyek. Manajer proyek berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Ada beberapa penjelasan tanggung jawab sebuah manajer proyek, yaitu :

1.     Merancang kegiatan-kegiatan dalam proyek

2.     Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek

3.     Memonitor status proyek

4.     Mengindentifikasi masalah teknis

5.     Menyelesaikan konflik yang ada

Karakteristik setiap personal

1.     Mempunyai fleksibelitas dan kemampuan beradaptasi

2.     Punya disiplin

3.     Seorang generalis

4.     Percaya diri

Keterampilan bisnis

1.     Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis

2.     Pemahaman mengenai manajemen secara umum

3.     Punya kemauan kuat dan aktif